CORONAVIRUS – Approbation des comptes I Jegard Creatis Cabinet

Face à l’épidémie du Coronavirus Covid-19 et les mesures de confinement qui en découle, le législateur a adapté la procédure d’approbation des comptes en :

Reportant les délais habituels pour approuver les comptes annuels,
Modifiant les conditions dans lesquelles l’organe dirigeante et l’assemblée générale peuvent communiquer, se réunir et prendre les décisions nécessaires en matière d’approbations des comptes.

LES DISPOSITIONS EN MATIÈRE DE REPORT DE DÉLAI :

Sont concernées toutes les personnes morales et les entités dépourvues de la personnalité morale par les ordonnances suivantes :

Ordonnance 2020-318: adaptation des règles relatives à l’établissement, l’arrêté, l’audit, la revue, l’approbation et la publication des comptes et des autres documents et informations que les personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé sont tenu de déposer ou publier dans le contexte de l’épidémie du Covid-19,
Ordonnance 2020-321: adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé.

Délai d’approbation des comptes et de convocation d’assemblée : droit commun :

Prorogation de trois mois du délai d’approbation des comptes et de convocation des assemblées :

Pour toutes les clôtures entre le 30 septembre 2019 et un mois après la date de cessation de l’état d’urgence ;
Lorsque les comptes n’ont pas été approuvés au 12 mars 2020 ;
Lorsque le CAC n’a pas émis son rapport sur les comptes avant le 12 mars 2020.

Pour les entités avec un directoire : documents transmis au conseil de surveillance avant l’assemblée :

Prorogation de trois moi du délai imparti au directoire pour présenter les documents à l’assemblée (comptes annuels, conso, rapport de gestion) au conseil de surveillance pour vérification et contrôle avant présentation à l’AG :

Pour les clôtures entre le 31 décembre 2019 et un mois après la date de cessation de l’état d’urgence,
Lorsque le commissaire aux comptes n’a pas émis son rapport sur les comptes avant le 12 mars 2020.

Pour les entités soumises à la production d’un compte rendu à un tiers financeur :

Prorogation de trois mois du délai de production du compte rendu financier à l’administration pour les organismes de droit privé bénéficiaires d’une subvention publique :

Pour les clôtures entre le 30 septembre 2019 et un mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire.

Pour les entités en difficultés :

Pour les documents sur la prévention des difficultés des entreprises :

Prorogation de deux mois des délais pour présenter les documents sur la prévention des difficultés des entreprises (entreprises concernées dépassant l’un des deux seuils suivants : chiffre d’affaire > 18 M€ / effectif > 300 salariés) :

Pour les sociétés clôturant leurs comptes ou leur semestre entre le 30 novembre 2019 et un mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire.

Pour les sociétés en liquidation :

Prorogation de deux mois du délai d’établissement des comptes et des documents joints pour les sociétés en liquidation :

Pour les clôtures entre le 31 décembre 2019 et un mois après la date de cessation de l’état d’urgence.

LES DISPOSITIONS EN MATIÈRE DE TENUE DES ASSEMBLÉES :

Pour satisfaire l’objectif de continuité et de sécurité juridique du fonctionnement des groupements de droit privé dans leur diversité et leur variété, ces mesures ont un champ d’application vaste. L’ordonnance couvre l’ensemble des personnes morales et les entités dépourvues de personnalité de droit privé.

L’ordonnance est applicable aux assemblées tenues à compter du 12 mars 2020 jusqu’au 31 juillet 2020 et qui ne peuvent se tenir en présentiel en raison de l’épidémie de Covid-19.

Une prorogation pourra être décidée par décret fixant une date allant, au plus tard, jusqu’au 30 novembre 2020.

Les dispositions s’appliquent quel que soit l’objet de la décision sur laquelle l’organe est appelé à statuer.

Adaptation des règles de convocation et d’information :

Pour les règles de convocation :

Pour les sociétés cotées tenues de convoquer une assemblée des actionnaires par voie postale :

Aucune nullité du seul fait que la convocation n’a pas pu être réalisée par voie postale.

Bonne pratique : mise en œuvre d’un (ou de plusieurs) circuit(s) alternatif(s) de diffusion des convocations à l’assemblée (par voie presse/média, diffusion sur le site internet, …).

Point particulier : Lorsque tout ou parties des formalités de convocation ont déjà été accomplies :

Pour les entités non cotées : les membres de l’assemblée sont informés par tous les moyens, trois jours ouvrés au moins avant la date de l’assemblée de la modification du lieu et / ou des modes de participation ne donne pas lieu au renouvellement des formalités de convocation et ne constitue pas une irrégularité de convocation.

Pour les entités cotées ou admises sur un marché réglementé : les actionnaires sont informés dès que possible par voie de communiqué dont la diffusion effective et intégrale est assurée par la société du changement de la modification du lieu et / ou des modes de participation à celle-ci. Les formalités restantes doivent être accomplies.

Pour les règles de demande d’information préalable des membres de l’assemblée : pour les sociétés cotées et non cotées, la communication d’un document ou d’une information à un membre de l’assemblée préalablement à sa tenue peut être valablement effectuée par message électronique, sous réserve que le demandeur indique, dans sa demande, l’adresse électronique à laquelle elle doit lui être transmise.

Adaptation des règles de participation et de délibération :

L’organe compétent, pour convoquer l’assemblée ou son délégataire, peut décider que l’assemblée se tiendra :

Sans que les membres et les autres personnes ayant le droit d’y assister ne soient pas présents physiquement ou par conférence téléphonique ou audiovisuelle.

Les membres de l’assemblée ou les autres personnes ayant le droit d’y assister à cette assemblée sont avisés par tout moyen permettant d’assurer leur information effective de :

La date et l’heure de l’assemblée,
Les conditions dans lesquelles ils pourront exercer l’ensemble des droits à attacher à leur qualité de membre ou de personne ayant le droit d’assister à cette assemblée.

Même si les statuts ne le prévoient pas : l’organe compétent ou son délégataire peut décider que, sont réputés présents pour le calcul du quorum et de la majorité, les membres des assemblées qui participent par une conférence téléphonique ou audiovisuelle permettant leur identification.

Les autres personnes ayant le droit d’assister aux séances des assemblées peuvent y assister par les mêmes moyens.

Les moyens techniques mis en œuvre doivent :

Transmettre au moins la voix des participants,
Permettre la retransmission continue et simultanée des délibérations.

Par exception : pour les entités dont les statuts prévoient déjà ce genre d’assemblées (tenue des assemblées générales de sociétés anonymes en visioconférence ou par des moyens de télécommunication permettant l’identification), la nature des moyens techniques reste inchangée (selon Décret en Conseil d’État correspondant).

Lorsque la loi prévoit déjà que les décisions des assemblées puissent être prises par consultation écrite de leur membre, il est possible de recourir à cette faculté que les statuts prévoient cette possibilité ou non.

LES DISPOSITIONS EN MATIÈRE DE TENUE DES CONSEILS D’ADMINISTRATION ET AUTRES RÉUNIONS :

Les dispositions s’appliquent quel que soit l’objet de la décision sur laquelle l’organe est appelé à statuer. Sans qu’une clause des statuts ou du règlement intérieur soit nécessaire ou ne puisse s’y opposer, sont réputés présents aux réunions des organes concernés, les membres qui participent aux moyens d’une conférence téléphonique ou audiovisuelle, qui permettent leur identification et qui garantissent leur participation effective.

Les décisions des organes concernés peuvent être prises par voie de consultation écrite de leurs membres dans des conditions assurant la collégialité des délibérations.

Les moyens techniques mis en œuvre doivent :