Les employeurs d’au moins 50 salariés soumis à l’obligation de mise en place d’un comité d’entreprise doivent obligatoirement mettre en place une base de données économiques et sociales (BDES). Principal canal d’information des institutions représentatives du personnel (IRP), elle regroupe un ensemble de données leur permettant de comprendre la situation de l’entreprise, ses choix et leurs conséquences dans un certain nombre de domaines.
Employeurs concernés
Sont concernés par la mise en place de la BDES, les employeurs de droit privé (entreprises, associations, EPIC, EPA…) d’au moins 50 salariés, qui ont des représentants du personnel.
La mise en place se fait au niveau de l’entreprise et non au niveau de chacun des établissements de celle-ci.
Si une unité économique et sociale a été constituée, la BDES doit être mise en place au niveau de l’UES.
Son contenu
La BDES constitue le support clé des 3 grandes consultations annuelles du CE sur : l’orientation stratégique de l’entreprise ; la situation économique et financière de l’entreprise ; la politique sociale, les conditions de travail et d’emploi.
Depuis le 1er janvier 2016, les informations récurrentes que l’employeur est tenu de fournir au CE et au CHSCT doivent être mises à disposition au moyen de cette base.
Le contenu de la BDES est précisé par les décrets 2013- 1305 du 27 décembre 2013 et 2016-868 du 29 juin 2016 et par l’article L2323-8 du Code du Travail. Il s’agit d’un contenu minimal qui peut être « enrichi » par accord collectif.
La base de données doit comporter 9 rubriques en vue de permettre la mise à disposition des informations nécessaires aux 3 consultations annuelles du CE ainsi que de celles transmises de manière récurrente au CE :
- Investissements,
- Egalité entre les femmes et les hommes,
- Fonds propres et endettement,
- Rémunération des salariés et dirigeants,
- Activités sociales et culturelles,
- Rémunération des financeurs,
- Flux financiers à destination de l’entreprise,
- Sous-traitance,
- Transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe (le cas échéant).
La nature des informations à prévoir dans chaque rubrique varie selon l’effectif de l’entreprise : 50 à moins de 300 salariés ou 300 salariés et plus.
Les données, portent sur l’année en cours, les 2 années précédentes et également sur les 3 années suivantes à titre prospectif. Elles sont présentées sous forme de données chiffrées ou, à défaut, pour les données prospectives, sous forme de grandes tendances.
Son accès
La BDES doit être tenue à disposition des institutions représentatives du personnel sur support informatique ou papier.
Elle est accessible : aux membres du CE (titulaires et suppléants), aux délégués du personnel (lorsqu’ils exercent les attributions du CE), aux membres du CHSCT, aux délégués syndicaux.
Les modalités d’accès, de consultation et d’utilisation de la base de données sont fixées par l’employeur. L’employeur doit prévoir un accès spécifique pour chaque catégorie d’IRP en fonction de ses attributions respectives.
Les représentants du personnel sont tenus à une obligation de discrétion à l’égard des informations confidentielles contenues dans la BDES et présentées comme telles par l’employeur. L’employeur indique la durée du caractère confidentiel de ces informations que les représentants du personnel sont tenus de respecter.
Mise à jour
La BDES doit régulièrement être mise à jour par l’employeur. A minima, les données doivent être actualisées aux périodicités habituelles de communication des informations aux IRP, lorsqu’elles existent (trimestre, année…). L’employeur doit informer les IRP des actualisations apportées à la base.
La mise à disposition, dans la BDES, des informations récurrentes destinées au CE et au CHSCT vaut communication aux représentants du personnel de ces documents, si la périodicité d’actualisation des données a été respectée et que les éléments d’analyse ou d’explications éventuelles des données sont mis à disposition par l’employeur.
Sanctions
Les employeurs, qui ne mettront pas la BDES à disposition des IRP, seront passibles d’un délit d’entrave au fonctionnement régulier des IRP : contravention de 7 500 € pour chaque instance représentative concernée.
Le Tribunal de grande instance peut également être saisi pour que la mise à jour d’une BDES incomplète soit effectuée.
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