La légalisation est très précise en matière de tenue de caisse pour les commerçants. Bien tenir sa caisse est un impératif pour éviter certains risques fiscaux.
Principe de tenue de caisse
Des anomalies dans la tenue de la caisse sont susceptibles de faire perdre sa valeur probante à la comptabilité. Il est donc impératif d’appliquer les principes suivants.
Tout commerçant doit tenir un livre de caisse sur lequel il enregistre, jour par jour, ses opérations (entrées et sorties) en espèces.
En principe, le livre de caisse ne devrait enregistrer que les opérations en espèces.
Cependant, par commodité, dans le commerce de détail, dans les cafés-hôtels-restaurants et chez les prestataires de services (coiffeur par exemple), le livre de caisse peut appréhender la totalité des recettes de la journée, quel que soit le mode d’encaissement (espèces, chèques, cartes bancaires…).
Pour autant, le livre de caisse peut n’enregistrer que les dépenses et les retraits en espèces, voire le cas échéant, les remises à la banque (espèces, cartes, chèques…).
Lorsque les mouvements journaliers de ventes sont peu nombreux et lorsque leurs ventilations par nature de vente et par taux de TVA sont simples, le détail des recettes peut être inscrit directement sur un cahier de caisse.
Lorsque les mouvements journaliers de ventes sont nombreux ou lorsque leurs ventilations par nature et par taux de TVA sont complexes, un support spécifique est utilisé pour justifier le détail des recettes (bande de caisse enregistreuse, brouillard de caisse, main courante). Le cahier de caisse ne mentionne donc, jour par jour, que la récapitulation des recettes.
L’administration admet que les recettes d’un montant unitaire inférieur à 76 € soient comptabilisées globalement en fin de journée, à condition qu’elles aient fait l’objet d’un paiement en espèces et au comptant et que les justificatifs du détail de ces opérations (brouillard de caisse, notes d’honoraires…) soient conservés.
La fonction essentielle de l’agenda de caisse est de permettre le suivi des espèces en caisse en fin de journée. Le solde sera déterminé chaque jour à partir des données de l’agenda pour être rapproché du solde réel décompté lui aussi chaque jour.
Le rapprochement est fondamental : le solde réel et le solde déterminé à partir du cahier de caisse sont en principe identiques.
Utilisation d’un système informatique ou de caisse enregistreuse
- Les bandes de caisses enregistreuses
L’utilisation d’une caisse enregistreuse et la conservation des bandes retraçant l’ensemble des ventes réalisées, sont un moyen simple, pour un commerçant, de justifier du détail de ses recettes. Il est toutefois nécessaire que la bande mentionne la date de la vente, la désignation et le prix de vente des articles ou des prestations.
- Le brouillard de caisse
Ce document est utilisé par le commerçant pour inscrire, de manière manuscrite, le détail de ses ventes quotidiennes au fur et à mesure de leur réalisation. Il peut être assimilé à une bande de caisse enregistreuse et doit mentionner les mêmes informations.
Brouillard de caisse et bandes de caisse enregistreuse sont des éléments importants qui doivent venir justifier le détail des recettes. Leur tenue doit être complétée par celle du cahier de caisse.
- Utilisation d’un système informatique
Un système informatique peut se substituer à un cahier de caisse papier s’il remplit les fonctions suivantes :
l’enregistrement et la justification du détail des recettes (comme une caisse enregistreuse),
l’enregistrement du détail de tous les autres mouvements de caisse (entrées autres que les recettes et sorties de caisse),
la détermination du solde de caisse,
l’édition du journal de ces opérations.
Attention : A compter du 1er janvier 2018, les commerçants et autres professionnels, assujettis à la TVA, seront dans l’obligation d’enregistrer les paiements de leurs clients au moyen d’un logiciel de comptabilité ou d’un système de caisse sécurisé et certifié.
- Cas des professions libérales
Les personnes appartenant aux professions libérales, hormis celles qui ont la qualité de commerçant ou sont soumises à une comptabilité d’engagement, doivent tenir un livre-journal servi au jour le jour et présentant le détail de leurs recettes professionnelles (quel qu’en soit le mode d’encaissement) et de leurs dépenses professionnelles.
Le livre-journal doit obligatoirement comporter, quelle que soit la profession exercée, la mention de l’identité du client, ainsi que le montant, la date et la forme du versement des honoraires.
Toutefois, pour les professions astreintes au secret professionnel, l’administration admet que l’identité du client figure sur un autre document que le livre-journal, qui lui sera annexé.
En ce qui concerne les honoraires payés par chèque, les seuls totaux de bordereaux de remises en banque peuvent être comptabilisés, sous réserve que ces bordereaux comportent les mentions imposées par les règles fiscales, l’identité des différents tireurs et soient conservés à l’appui de la comptabilité.
Limitation du paiement en espèces
L’utilisation du chèque, du virement postal ou bancaire est obligatoire pour les opérations suivantes :
paiements dépassant la somme de 1 000 € effectués par des particuliers domiciliés en France ou par des professionnels pour les besoins de leur activité,
paiements supérieurs à 15 000 € effectués par des particuliers non domiciliés en France,
paiements des traitements et salaires dépassant 1 500 € pour au moins un mois entier.
Le fractionnement en plusieurs règlements ne permet pas d’échapper aux limites ci-dessus.
En cas d’infraction, la sanction est une amende fiscale égale à 5 % des sommes indûment réglées en espèces.
